FAQ Vergabe Schulverpflegung | Vernetzungsstelle Schulverpflegung Thüringen

Die häufig gestellten Fragen zur Vergabe der Schulverpflegung in Thüringen werden hier übersichtlich und ausführlich beantwortet.

Sprechblase auf gelbgrünen Hintergrund mit den Buchstaben FAQ

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A. Neumann / Verbraucherzentrale Thüringen

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Ist ein staatlicher Schulträger in Thüringen verantwortlich für die Versorgung der Schüler mit einer Mittagsverpflegung?: Ja. Nach dem Thüringer Gesetz über die Finanzierung der staatlichen Schulen (ThürSchFG) ist der Schulträger für die regelmäßige Versorgung der Schüler mit Mittagessen verantwortlich. Dies ergibt sich ausdrücklich aus § 3 Abs. 2 Nr. 7 ThürSchFG. Zusätzlich geht daraus hervor, dass das Mittagessen aktuellen ernährungswissenschaftlichen Qualitätsstandards entsprechen muss. Der Qualitätsstandard für die Schulverpflegung der Deutschen Gesellschaft für Ernährung entspricht in allen Punkten den im Gesetz geforderten Ansprüchen.
Sind alle Schulträger, staatliche wie auch freie, dazu verpflichtet die Leistung zu vergeben?: Die Schulträger der staatlichen Schulen sind die Landkreise und kreisfreien Städte. Kreisangehörige Gemeinden sowie Zweckverbände können auf Antrag Schulträger sein. Dies ergibt sich aus dem Thüringer Schulgesetz. Alle vorgenannten Träger der staatlichen Schulen werden vom persönlichen Anwendungsbereich des Vergaberechts erfasst. Diese sind im Sinne des Thüringer Vergabegesetzes kommunale Auftraggeber sowie im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung öffentliche Auftraggeber. Daraus ergibt sich die Verpflichtung zur Durchführung eines geeigneten wettbewerblichen Verfahrens zur Vergabe der schulischen
Mittagessenversorgung. Schulen in freier Trägerschaft unterfallen nicht der persönlichen Anwendbarkeit des Vergaberechts. Insofern sind die freien Schulträger nicht dazu verpflichtet die Leistung der Mittagessenversorgung mittels einem geeigneten wettbewerblichen Verfahren zu vergeben.
Muss die Versorgung der Schulen mit einer Mittagsverpflegung öffentlich ausgeschrieben werden?: Ja. Staatliche Schulträger sind gemäß ihrer Definition im § 13 des Thüringer Schulgesetzes vom persönlichen Anwendungsbereich des Vergaberechtes erfasst. Diese sind im Sinne des § 2 des Thüringer Vergabegesetzes kommunale Auftraggeber sowie zugleich im Sinne des § 99 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung öffentliche Auftraggeber.Vorgenannte Schulträger müssen daher ein wettbewerbliches Verfahren zur Auswahl des Catering‑Unternehmens durchführen. Derartige wettbewerbliche Verfahren werden umgangssprachlich häufig zusammenfassend als öffentliche Ausschreibung bezeichnet. Die Schulen
in staatlicher Trägerschaft sind entsprechend § 13 Thüringer Schulgesetzes ausdrücklich nicht rechtsfähige Anstalten des öffentlichen Rechts. Daraus ergibt sich, dass der Schulträger im Verhältnis zu den Catering‑Unternehmen nach außen hin für die Beachtung des Vergaberechts verantwortlich bleibt. Wer in der Organisation des Schulträgers intern für die praktische Durchführung des Beschaffungsverfahrens zuständig ist, ist eine organisationsinterne Entscheidung des Schulträgers. Es steht ihm frei, diese Aufgabe jeder Schule selbst zu übertragen. Dies ist jedoch aus verschiedenen Gründen nicht sinnvoll. Zum einen ist ein Beschaffungsverfahren sehr komplex und zum anderen verbleibt die Verantwortung für Fehler im Außenverhältnis beim Schulträger. Es ist daher zu empfehlen, die Schulen entsprechend in den Prozess des Beschaffungsverfahrens zu involvieren.
Welche wettbewerblichen Verfahren gibt es und was gilt dabei zu beachten?: Als wettbewerbliches Verfahren kann entweder eine Ausschreibung oder zumindest eine beschränkte Ausschreibung nach Teilnahmewettbewerb angewendet werden. Welches Verfahren zu nutzen ist, hängt maßgeblich vom Schwellenwert des Auftrages ab. Oberhalb der EU Schwellenwerte ist ein offenes Verfahren, ein nichtoffenes Verfahren nach Teilnahmewettbewerb oder ein Verhandlungsverfahren nach Teilnahmewettbewerb durchzuführen (vgl. § 14 VgV). Unterhalb der Schwellenwerte ist ein Verhandlungsverfahren nach vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb denkbar (vgl. § 8 UVgO). Das offene
Verfahren besteht aus einer öffentlichen Bekanntmachung mit der Aufforderung an alle Unternehmen, ein Angebot einzureichen. Verhandlungen sind in dieser Verfahrensweise verboten. Ein nichtoffenes Verfahren beginnt mit einem Teilnahmewettbewerb. Danach erfolgt die Aufforderung an ausgewählte Unternehmen ein Angebot einzureichen. Auch in diesem Verfahren sind Verhandlungen verboten. In einem Verhandlungsverfahren dürfen Verhandlungen mit den Anbietern geführt werden. Es dürfen über alle Themen Verhandlungen geführt, jedoch keine wesentlichen Parameter geändert werden. Der Teilnahmewettbewerb beginnt mit der öffentlichen Bekanntmachung der Aufforderung an alle Unternehmen, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Geeignete Unternehmen werden in einer zweiten Stufe durch den Auftraggeber aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Der Vorteil von Verfahren ohne Verhandlung ist insbesondere, dass schneller ein Ergebnis festgestellt wird. Ferner ist der Begründungs- und Dokumentationsaufwand geringer. Jedoch ist er Vorbereitungsaufwand höher, schließlich müssen die Vergabeunterlagen eindeutig und erschöpfend sein. Dies bedeutet, dass keine Unklarheiten mehr besten und Verhandlungen daher nicht mehr notwendig sind. Zulässig sind Aufklärungsgespräche in denen Unklarheiten ausgeräumt werden können, jedoch keine Änderungen an der Qualität, dem Leistungszuschnitt und dem Preis vorgenommen werden dürfen.
Als was, Konzession oder Auftrag, wird die Schulverpflegung vergeben?: Konzessionen unterliegen weniger strengen rechtlichen Bindungen als Aufträge. So besteht ein deutlich höherer Schwellenwert als bei normalen Aufträgen. Dieser beträgt aktuell 5,382 Mio. € netto für Konzessionen und 215.000 € netto für normale Aufträge. Oberhalb der Schwellenwerte ist ein Verhandlungsverfahren nach Teilnahmewettbewerb statthaft. Unterhalb der Schwellenwerte gelten keine ausdrücklichen Verfahrensregelungen. Es müssen jedoch die vergaberechtlichen Grundprinzipien Wettbewerb sowie Transparenz und Gleichbehandlung beachtet werden. Daher muss auch unterhalb der
Schwellenwerte die Absicht, eine Konzession zu vergeben, öffentlich bekannt gemacht werden.
Welche Merkmale müssen für die Vergabe einer Konzession vorliegen?: Zwei wesentliche Merkmale müssen erfüllt sein, damit eine Konzession vergeben werden kann. Grundsätzlich muss die Frage geklärt sein, von wem die Schulverpflegung bezahlt wird. Den Schulträgern der staatlichen Schulen obliegt laut § 3 Abs. 2 Nr. 7 des Thüringer Schulfinanzierungsgesetzes die Organisation und Finanzierung einer regelmäßigen Versorgung der Schüler mit Mittagessen. Werden die Speisen überwiegend durch den Schulträger gezahlt, scheidet eine Konzession aus (vgl. § 105 Abs. 1 Nr. 2 GWB). Wenn die Mittagsverpflegung überwiegend durch Eltern oder die Volljährigen gezahlt wird, ist dieses maßgebliche Merkmal für das
Vorliegen einer Konzession erfüllt (vgl. § 105 Abs. 1 Nr. 2 GWB). Als zweites elementares Merkmal ist die Art der Schule in der die Verpflegungsleistung erbracht wird zu beachten. Dürfen die Schüler das Gelände der Einrichtung verlassen, kann eine Konzession vorliegen, da ein Rückgriff auf konkurrierende gastronomische Angebote in der Umgebung möglich ist. Daher besteht in der Regel ein relevantes Betriebsrisiko (vgl. § 105 Abs. 2 GWB). Kann das Gelände der Einrichtung nicht verlassen werden, scheidet eine Konzession aus. Es fehlt das relevante Betriebsrisiko, da auf die umliegenden gastronomischen Angebote nicht zurückgegriffen werden kann.
Der Anbieter kündigt den Vertrag und die Schule wird die letzten drei Wochen nicht mehr versorgt, was ist nun zu tun?: Jeder Kündigung geht eine Kündigungsfrist voraus, üblicherweise wenigstens drei Monate. In diesem Ausnahmefall sollte diese Zeit genutzt werden um Anbieter, die in der Nähe liegende Schulen und Kindertagesstätten versorgen, anzusprechen. Bei diesen sollte nachgefragt werden, ob sie eine Notfallversorgung für die betreffende Schule bereitstellen können. Es gilt zu beachten, dass erklärt wird, dass die Versorgung nur für den Zeitraum bis zur Vergabe der Leistung gilt. Zur Vermeidung solcher Problematiken sollten zukünftige Verträge stets so gestaltet sein, dass die Verträge bis zum letzten Schultag des entsprechenden Schuljahres gelten.
Soll eine Mittagsverpflegung auch in den Ferien stattfinden, ist die Laufzeit des Vertrages entsprechend anzupassen, so dass der Vertrag erst mit dem Ende der Ferien endet.
Kann mit der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen eine Informationsveranstaltung für potentielle Anbieter angekündigt werden?: Nein, da eine Informationsveranstaltung als Eingriff in den Markt gewertet werden kann und somit eine potenzielle Bevorteilung einzelner Bieter möglich ist. Zusätzlich kann nicht sichergestellt werden, dass alle potenziellen Bieter an dieser Veranstaltung teilnehmen können oder davon erfahren. Insofern widerspricht eine solche Veranstaltung den Vergabegrundsätzen der Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung. Bestehen jedoch seitens der Bieter Fragen, so können diese jederzeit an die vergebende Stelle gestellt werden. Bieterfragen sind umgehend zu beantworten und die Antworten so zu veröffentlichen, dass alle potenziellen
Anbieter diese einsehen können.
In Thüringen hat die Schulverpflegung ernährungswissenschaftlichen Qualitätsstandards zu entsprechen?: Ja. Für Thüringen gilt, dass die regelmäßige Versorgung der Schüler mit Mittagessen aktuellen ernährungswissenschaftlichen Qualitätsstandards für eine ausgewogene, altersgemäße, vollwertige und gesundheitsfördernde Mittagsmahlzeit in den Schulen zu entsprechen hat (vgl. § 3 Abs. 2 Nr. 7 ThürSchFG). Der Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e.V. in der 5. Auflage von November 2020 entspricht in allen Punkten den im Gesetz geforderten Ansprüchen. Grundsätzlich sind die Vorgaben des Qualitätsstandards für alle Thüringer Schulträger verpflichtend
umzusetzen. Hierfür sind dessen Inhalte erschöpfend in den Vergabeunterlagen zu berücksichtigen. Unbegründete Abweichung hiervon sind nicht möglich. Mittels einer vorgeschalteten Markterkundung zu Beginn des Beschaffungsverfahrens kann die Leistungsfähigkeit des Markes ermittelt werden. Als Ergebnis der Markterkundung kann ein Marktversagen festgestellt werden. Dies bedeutet, dass alle potenziellen Anbieter die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllen. Sollte dies als Ergebnis feststehen, so ist das Abweichen von der gesetzlichen Vorgabe möglich. Wird in der Markterkundung festgestellt, dass ein Großteil der potenziellen Bieter die Vorgaben erfüllt, so werden die Vergabeunterlagen entsprechend der gesetzlichen Vorgabe gestaltet.
Kann ich aus 30 Schulen drei Pakete mit jeweils zehn Schulen machen und diese Jahr für Jahr ausschreiben?: Gegen eine zeitlich versetzte Ausschreibung bestehen grundsätzlich keine Bedenken, wenn dadurch nicht künstlich der Auftragswert verringert werden soll. Dies würde gegen § 3 Abs. 2 der Vergabeverordnung verstoßen. Problematisch ist die Bündelung von Schulen. Diese Fragestellung kann nicht losgelöst von den Umständen des konkreten Einzelfalls beurteilt werden. Pauschal zehn Schulen als ein Paket zu bündeln ist mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht zulässig. Das Vergaberecht verpflichtet zur Aufteilung der Leistung in Fach- und Teillose (vgl. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB, § 3 Abs. 2 ThürVgG, § 22 Abs. 1 Satz 1 UVgO). Dahinter steht das Ziel, langfristig
eine breitere Basis von Dienstleistern zu sichern, welche die geforderte Verpflegungsleistung anbieten können und dient somit der Wahrung der Mittelstandsfreundlichkeit. Mittels der Losaufteilung ist es möglich, mittelständische Unternehmen im Vergabeprozess leichter berücksichtigen zu können, da mit der Aufteilung auch kleinere mitteständige Unternehmen aus der Region an dem Vergabeverfahren beteiligt werden können. Ein Fachlos liegt vor, wenn die Leistung einen abgrenzbaren Marktsektor betrifft. Dies kann bspw. die Mittagsverpflegung (Los 1) und der Kioskbetrieb (Los 2) in einer Schule sein. Ein Teillos liegt bei quantitativ abgrenzbaren Teilleistungen vor. Verschiedene Liegenschaften, ein Grundstück inklusive seiner Bebauung, müssen grundsätzlich eigenständige Teillose bilden. Daraus ergibt sich, dass kommunale Schulträger die Speiselieferung an alle Schulen nicht zu einem Paket bündeln können. Auf eine Aufteilung in Lose kann nur ausnahmsweise verzichtet werden. Ein derartiger Ausnahmefall läge vor, wenn Mensen verschiedener Liegenschaften von einer zentralen, eigens vom Auftraggeber aufgebauten Produktionsküche aus bedient werden sollen.
Wie viel Zeit sollte für einen Anbieterwechsel eingeplant werden?: Für den Fall des Anbieterwechsels muss, je nach den örtlichen Gegebenheiten, eine Zeitspanne eingeplant werden, in der der alte Anbieter räumt und sich der neue Anbieter vor Ort einrichtet. Wie lange diese Zeitspanne sein sollte, kann nicht allgemeingültig beantwortet werden, sondern hängt entscheidend von den Umständen des Einzelfalls ab. Werden vorgefertigte Speisen geliefert und/oder stellt ein Auftraggeber die Ausstattung zur Verfügung oder die Ausstattung des alten Anbieters wird vom neuen Anbieter übernommen, kann der Wechsel ohne den Ausfall eines Verpflegungstages abgewickelt werden. Ist eine Frischküche vorgesehen und der neue Anbieter muss
auch die Küchenausstattung neu einbringen, müssen mehrere Tage für den Wechsel eingerechnet werden.
Für wie viele Jahre ist es sinnvoll auszuschreiben?: Das Vergaberecht enthält, außer für Rahmenverträge, grundsätzlich keine Obergrenze für die Vertragslaufzeit. Die Erfahrung zeigt, dass drei Jahre Vertragslaufzeit ausreichend sind. Längere Laufzeiten kommen vor allem dann in Betracht, wenn von den Anbietern erhebliche Investitionen gefordert werden, bspw. eine neue Küchenausstattung. Kürzere Laufzeiten sind weniger empfehlenswert, da die Bereitschaft Investitionen, bspw. Salattheken oder Küchenausstattung, zu tätigen dann meist gering sind. Wird eine Konzession vergeben, so ist deren Laufzeit beschränkt. Konzessionen von über fünf Jahren dürfen nicht länger sein als der
Zeitraum, innerhalb dessen der Konzessionsnehmer nach vernünftigem Ermessen die Investitionsaufwendungen für die Erbringung der Dienstleistung zuzüglich einer Rendite auf das investierte Kapital unter Berücksichtigung der zur Verwirklichung der spezifischen Vertragsziele notwendigen Investitionen wieder erwirtschaften kann. Bezüglich des Auftragsgegenstandes der schulischen Mittagsverpflegung ist der Nachweis, dass Investitionskosten nicht innerhalb von fünf Jahren amortisiert werden sehr schwer zu erbringen. Daher ist eine Vertragslaufzeit von mehr als fünf Jahren für diesen Auftragsgegenstand nicht realistisch.
Können Verträge mit festgelegter Laufzeit verlängert werden?: Ist eine Vertragslaufzeit im Vertrag definiert, darf diese aus Sicht des Vergaberechts grundsätzlich nicht mehr geändert werden. Würde die Vertragslaufzeit geändert, entstünde die Pflicht, ein neues Beschaffungsverfahren durchzuführen (vgl. § 47 Abs. 1 UVgO, § 132 Abs. 1 GWB). Mit der Verlängerung würde schließlich der Umfang des Auftrages erheblich ausgeweitet (vgl. § 132 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 GWB).Nur in Ausnahmefällen, insbesondere wenn die Verlängerung nur einen geringen zeitlichen Umfang von 10% bis 20% des ursprünglichen Gesamtauftragswertes hat, kommt eine Verlängerung in Betracht (vgl. § 47 Abs. 2 UVgO, § 132 Abs. 3 GWB). Generell bietet es
sich an, in Verträgen eine Verlängerungsklausel als Option zu vereinbaren, um eine Rückfallsicherheit bei Verzögerungen in der Durchführung eines neuen Beschaffungsverfahrens zu haben. Ist eine solche Option ausdrücklich vereinbart, ist die Verlängerung auf deren Grundlage vergaberechtlich unproblematisch (vgl. § 47 Abs. 1 UVgO, § 132 Abs. 2 Nr. 1 GWB).
Welcher Mindestlohn muss gefordert werden, der Thüringer oder der bundesweite?: Nach derzeitigem Stand (Dezember 2022) beträgt das vergabespezifische Mindeststundenentgelt nach § 10 Abs. 4 Thüringer Vergabegesetz, entsprechend der jährlichen Anpassung durch das zuständige Ministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Frauen und Familie aktuell 11,92 € (brutto). Der Mindestlohn nach Bundesmindestlohngesetz beträgt gleichzeitig 12 € (brutto) seit dem 1. Oktober 2022. Da das Mindeststundenentgelt aus dem Bundesmindestlohngesetz aktuell höher ist, als das landesspezifisch festgelegte Mindeststundenentgelt, muss das Bundesmindestlohngesetz beachtet werden. Hierfür gilt der deutsche
Rechtsgrundsatz, dass das Recht auf Bundesebene bedeutsamer ist als das Recht auf Landesebene. Widerspricht das Recht auf Landesebene dem Bundesrecht, dann ist es nichtig. Unterschreitet der landesspezifische Mindestlohn den auf Bundesebene vorgegebenen Mindestlohn, widerspricht das Landesrecht dem Bundesrecht und kann somit nicht angewendet werden. Übersteigt das landesspezifische Mindeststundenentgelt das Niveau des Bundesmindestlohnes, dürfen Kommunen bei der Vergabe ihrer Aufträge den landes- und vergabespezifischen Mindestlohn fordern. Dies bedeutet praktisch, dass der Auftraggeber von den Catering-Unternehmen die Abgabe einer Verpflichtungserklärung fordern darf, worin dieser verpflichten muss, mindestens den Thüringer Mindestlohn zu zahlen. Wird diese Verpflichtungserklärung nicht abgegeben, muss dieses Unternehmen ausgeschlossen werden. Allerdings sind nach § 10 Abs. 4 ThurVgG nur staatliche Auftraggeber, also nicht die Kommunen, zur Beachtung des höheren landes- und vergabespezifischen Mindestlohns verpflichtet.
Sind Tarifanpassungen innerhalb eines zweijährigen Vertrages notwendig oder muss ein feststehender Preis vom Caterer angeboten werden?: Für einen Vertrag mit einem Anbieter mit einer Laufzeit von bis zu drei Jahren sind Preisanpassungen grundsätzlich nicht vorgesehen. Es ist davon auszugehen, dass Anbieter mögliche Kostenerhöhungen für zwei bis drei Jahre überschauen können und demzufolge ihre Preiskalkulation daran ausrichten. Eventuelle Anpassungen des Tarif- oder Mindestlohns sind in der Regel vorhersehbar, geringfügig und/oder langfristig angekündigt und können daher mit in den Preis einkalkuliert werden.
Können Preisanpassungsklauseln in den Vergabeunterlagen verwendet werden?: Grundsätzlich gilt, dass keine Preisanpassungsklauseln verwendet werden müssen. Soll jedoch eine derartige Klausel verwendet werden, so müssen einige Grundsätze für deren Formulierung beachtet werden. Preisanpassungsklauseln müssen beidseitig formuliert sein und an geeignete Indizes geknüpft werden. Geeignete Indizes sind unter anderem die Inflationsrate für Lebensmittelpreise, Personal-, Energie- sowie Materialkosten. Diese Indizes können beim statistischen Bundesamt nachgelesen werden. In den Vergabeunterlagen sollte zudem geregelt werden, wie oft eine Preisanpassung vorgenommen werden kann. Hierbei gilt
grundsätzlich zu beachten, dass eine Bagatellgrenze nicht unterschritten wird. So sollte eine Preisanpassung nur dann möglich sein, wenn sich dadurch der Preis um mindestens 5% bis 10% verändert. Derartige Preisanpassungen sind sowohl nach oben als auch nach unten auszuführen.
Die Musterleistungsbeschreibung ist sehr umfangreich, kann diese auch kürzer sein?: Es ist wünschenswert, rechtliche Texte kurz zu halten, schließlich bergen längere und juristischere Texte auch die Gefahr, dass gastronomische Betriebe abgeschreckt werden, doch gibt es mehrere Gründe, die für eine ausführliche Darstellung sprechen. Hierzu zählt erstens, dass sich die Schulverpflegung thematisch im Bereich der Gemeinschaftsverpflegung befindet und hierbei für besonders schutzbedürftige junge Menschen gilt. Demzufolge sind alle Gefahren, von der Hygiene bis zur Nichtlieferung der Speisen zu minimieren. Weiterhin geht es um erhebliche Auftragswerte, in der Regel mehr als 215.000 €. Bei solchen finanziellen
Dimensionen werden keine Geschäfte per Handschlag geschlossen, zumal es ja nicht um das eigene Geld geht, welches ausgegeben wird, sondern um das Geld der Eltern und des Steuerzahlers. Darüber hinaus ist der relativ umfangreiche Inhalt sowieso ohnehin rechtlich zwingend. Derartige Aufträge bewegen sich im europäischen Binnenmarkt, daher sind die Unterlagen so abzufassen, dass sie nicht nur für einen heimischen Gastronomiebetrieb, sondern auch für einen Caterer aus dem Ausland gleichermaßen verständlich sind. Dies bedeutet in der Praxis, dass die umfangreichen Vorlagen noch auf die Besonderheiten der konkreten Beschaffungsmaßnahme angepasst werden müssen. Dies kann unter Umständen bedeuten, dass Passagen der Musterleistungsbeschreibung gestrichen werden können, aber auch, dass noch weitere Inhalte ergänzt werden müssen. Beispiele aus dem Bundesgebiet zeigen, dass unbedingt eine Anpassung an die Besonderheiten des Einzelfalles notwendig ist. Das bedeutet häufig, dass die umfangreichen Vorlagen für die konkrete Verwendung noch umfangreicher werden.
Wie können die Schulen an der Vergabe der Leistung mitwirken?: Die Schulen können den Schulträger maßgeblich bei der Vergabe der schulischen Mittagsverpflegung unterstützen. Dies beginnt schon im Rahmen der Bedarfsermittlung im Vorfeld des Beschaffungsverfahrens. Beispielsweise kann die Schule die örtlichen Gegebenheiten, zum Beispiel Ausstattung der Küche oder Fotos des Speiseraumes, erfassen. Dem eigentlichen Vergabeverfahren ist die Erstellung der Leistungsbeschreibung vorgelagert. In dieser werden alle Leistungen klar und überprüfbar definiert, die zu der zu erbringenden Leistung oder Lieferung gehören. Bezüglich der Schulverpflegung ist der Thüringer Schulträger gesetzlich
dazu verpflichtet aktuelle ernährungswissenschaftliche Qualitätsstandards umzusetzen. Darüber hinaus können Schulen Wünsche einbringen, beispielsweise besondere Nahrungsmittelwünsche oder die Umsetzung eines Salatbuffets. Zusätzlich kann die Schule mittels einem Schulkonferenzbeschluss individuelle Bewertungskriterien, im vorgegebenen Rahmen, definieren. In der Vertragsdurchführung kann es der Schule obliegen, die vereinbarte Qualitätsstandards oder andere innerhalb der Schule prüfbare Kriterien zu überprüfen. Hierfür kann eine Mensa AG an der Schule etabliert werden, die im regelmäßigen Austausch mit dem Anbieter steht und der Schulleitung die Protokolle der Treffen übersendet. Damit können Abweichungen von den vereinbarten Leistungen schnell und klar identifiziert und behoben werden. Kann keine Lösung gefunden werden, ist der Schulträger, als Vertragspartner des Anbieters, in der Lage, anhand dieser Zuarbeiten, den Anbieter zur Behebung aufzufordern, Vertragsstrafen anzuwenden oder gar den Vertrag aufzulösen.
Wie können welche Aspekte der Nachhaltigkeit in den Vergabeunterlagen berücksichtigt werden?: Nachhaltigkeitskriterien sind in der Regel sehr komplexe Kriterien. Sie wirken sich meist auf nahezu alle Bereiche des Leistungsgegenstandes aus. Damit nachhaltige Aspekte im Beschaffungsprozess verwendet werden können, muss eine sachliche Rechtfertigung gegeben sein. Dies ist dann der Fall, wenn der Aspekt und seine Auswirkungen sachbezogen zum Leistungsgegenstand sind. Ein Sachbezug besteht, wenn die Veränderung des Aspektes eine Veränderung des Angebotes nach sich zieht. So stellt beispielsweise die CO2-Bilanz des Speiseplanes einen Sachbezug zum Leistungsgegenstand dar, welche Energiequellen für die Zubereitung
der Speisen genutzt werden jedoch nicht. Die Komplexität von Aspekten der Nachhaltigkeit bedingt eine Vereinfachung im Rahmen von Beschaffungsverfahren. Der Auftraggeber hat grundsätzlich die Berechtigung zur Vereinfachung. Die Transportentfernung sowie die CO2-Bilanz können als Aspekte der Nachhaltigkeit und Bewertungskriterium verwendet werden. Die Verwendung von Regionalsiegeln für Lebensmittel als Bewertungskriterium stellt sich als schwierig dar. Jedoch könnten die Kriterien, die notwendig sind, um das Siegel zu erhalten in den Vergabeunterlagen verwendet werden. So könnte beispielsweise ein Lebensmittelsiegel bestimmte Bedingungen an die Haltungsform von Tieren und den Ort der Haltung stellen. Die Haltungsform der Tiere stellt einen Sachbezug dar, der Ort der Haltung jedoch nicht, daher können die Bedingungen, die an die Haltungsform gestellt werden, verwendet werden, jedoch nicht das Siegel selbst.
Welche Kriteriengruppen sind in einer Vergabe zu beachten?: Zwar hat der Auftraggeber ein Leistungsbestimmungsrecht, jedoch ist er nicht völlig frei im Festlegen der Eignungs- und Zuschlagskriterien. Im Vergabeverfahren gilt das Transparenzprinzip (vgl. § 2 Abs. 1 UVgO, § 97 Abs. 1 GWB). Als Kriteriengruppen sind zu beachten die Eignungskriterien, die Zuschlagskriterien sowie die Ausschlusskriterien. Die Eignungskriterien müssen vollständig inklusive der geforderten Nachweise bereits in der Bekanntmachung genannt werden (vgl. § 122 Abs. 4 GWB, § 44 Abs. 1 VgV, § 33 Abs. 1 UVgO). Sie dienen zur Überprüfung, ob ein Anbieter die beschriebene Leistung erbringen kann. Zuschlagskriterien sind
samt ihrer Gewichtung in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen aufzuführen (vgl. § 127 Abs. 5 GWB, § 58 Abs. 3 VgV, § 43 Abs. 6 UVgO, § 8 Abs. 2 ThürVgG). Anhand der Zuschlagskriterien können abgegebene Angebote objektiv und vergleichbar bewertet werden, um das wirtschaftlich beste Angebot zu ermitteln. Als dritte Gruppe sind die Ausschlusskriterien gemäß § 31 Abs. 1 UVgO sowie §§ 123, 124 GWB zu beachten. Mögliche Ausschlussgründe sind beispielsweise Steuerhinterziehung, Verstoß gegen Umwelt oder Arbeitsrecht sowie Insolvenz. Liegt ein Ausschlussgrund vor, so ist das Angebot unmittelbar auszuschließen.
Was sind Eignungskriterien?: Aus dem Leistungsbestimmungsrecht des Auftraggebers geht keine vollständige Freiheit hinsichtlich der Festlegung der Eignungskriterien durch den Auftraggeber hervor. Eignungskriterien dienen grundsätzlich dazu, dass der Anbieter nachweist, dass er die geforderte Leistung erbringen kann. Sie müssen einen Auftragsbezug aufweisen und in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen (vgl. § 122 Abs. 4 GWB, § 127 Abs. 3 und 4 GWB, § 33 Abs. 1 UVgO, $43 Abs. 3 UVgO). Daraus ergibt sich, dass grundsätzlich keine Vorgaben zur allgemeinen Unternehmenspolitik gemacht werden dürfen. Zudem muss der Auftraggeber die Eignungskriterien
grundsätzlich aus einem Katalog zulässiger Eignungskriterien wählen (vgl. § 122 Abs. 2 GWB, §§ 44 – 46 VgV). Zulässig sind daher beispielsweise Abfragen zu Referenzen, Eintragung im Handelsregister, Vorgaben zum Mindestumsatz oder zu einer Mindestzahl von Mitarbeitern sowie zum Qualitätssicherungs- beziehungsweise Hygienekonzept nach HACCP.
Es gibt von der DGE zertifizierte Anbieter, kann diese Zertifizierung als Eignungskriterium gefordert werden?: In der Praxis wird gelegentlich die DGE-Zertifizierung als Eignungskriterium gefordert. Dies ist zwar vergaberechtlich zulässig, da diese oder eine vergleichbare Zertifizierung eine Maßnahme zur Qualitätssicherung ist (vgl. § 46 Abs. 3 VgV), jedoch sprechen einige Aspekte gegen die Verwendung der Zertifizierung als Eignungskriterium. Zum einen ist eine DGE-Zertifizierung kostenintensiv, zum anderen können kleine und mittelständische Unternehmen mitunter diese Anforderungen nicht erfüllen. Zuvor sollte im Rahmen der Markterkundung geklärt worden sein, ob überhaupt eine hinreichende Anzahl potenzieller Bieter mit DGE-Zertifizierung zur Verfügung
stehen oder bereit sind, sich zertifizieren zu lassen. Unabhängig davon kann in der Leistungsbeschreibung festgeschrieben werden, dass die Speisepläne die Vorgaben der DGE umsetzen müssen. Für Thüringen ergibt sich dies per se aus der gesetzlichen Vorgabe (vgl. § 3 Abs. 2 ThürSchFG).
Kann die Transportentfernung als Bewertungskriterium der Nachhaltigkeit verwendet werden?: Mit der letzten großen Reform des Vergaberechts dürfen explizit umweltbezogene sowie soziale Kriterien in Beschaffungsprozessen berücksichtigt werden. Die Transportentfernung als solche stellt einen umweltbezogenen Aspekt dar und kann somit als Bewertungskriterium verwendet werden. Damit die Transportentfernung als Bewertungskriterium verwendet werden kann, muss erschöpfend und eindeutig formuliert sein, welche Transportstrecke mit welchem System bewertet wird. Bieter müssen die Möglichkeit haben, selbst einschätzen zu können, wie sie in diesem Kriterium bewertet werden können. Um dies sicherzustellen ist für die
Bewertung der Transportentfernung eine Berechnungsformel notwendig.
Müssen alle Lose mit den gleichen Bewertungskriterien bewertet werden?: Im Rahmen eines Beschaffungsprozesses müssen die Zuschlags- und Bewertungskriterien veröffentlicht werden. Diese gelten grundsätzlich als Bewertungskriterien für alle Lose. Ein wichtiger Teil während des Beschaffungsprozesses für die schulische Mittagessenversorgung ist die Beteiligung der Schulen bei der Vorbereitung der Vergabeunterlagen, um dem Prinzip der Transparenz gerecht zu werden. Insofern besteht bei den Angaben der Lose die Möglichkeit der Mitwirkung durch die Schulen. Neben den Angaben zu der Schule können hier individuelle Bewertungskriterien definiert werden. Diese werden per Beschluss der
Schulkonferenz festgelegt und müssen den vergaberechtlichen Bestimmungen entsprechen. Den Beschluss der Schulkonferenz sowie das ausgefüllte Los wird an den Schulträger übermittelt. Dieser ist sodann im Rahmen der Bewertung der Angebote an die festgelegten Bewertungskriterien gebunden und darf in der Bewertung nicht davon abweichen. Für die Praxis hat es sich bewährt, wenn der Schulträger den Schulen einen Vorschlag für die zu verwendenden Bewertungskriterien unterbreitet, dem im Rahmen der Schulkonferenz zugestimmt werden kann.
Muss das Personal des Anbieters ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen?: Grundsätzlich darf nicht einmal der Arbeitgeber selbst nach Führungszeugnissen seiner Mitarbeiter fragen. Daher darf erst recht kein Auftraggeber nach den Führungszeugnissen der Mittarbeiter des Auftragnehmers fragen. Anders verhält es sich im Bereich der öffentlichen Kinder- und Jugendhilfe. Hier muss ein Mitarbeiter bei der Einstellung sodann fortwährend in regelmäßigen Abständen ein sogenanntes erweitertes Führungszeugnis vorlegen, damit ausgeschlossen werden kann, dass einschlägige Vorstrafen, wie etwa sexueller Missbrauch oder Misshandlung von Schutzbefohlenen, vorliegen (vgl. § 72a Abs. 1 SGB VIII). Entsprechend hat in
diesen Fällen auch ein Auftraggeber das Recht die erweiterten Führungszeugnisse abzufragen. Im Regelfall dürfte aber selbst die Tätigkeit in der Essenausgabe aufgrund von Art, Intensität und Dauer des Kontaktes nicht mit einer Wahrnehmung von Aufgaben in der Kinder- und Jugendhilfe vergleichbar sein. Da aber jedenfalls die Tätigkeit in der Essenausgabe geeignet ist, Kontakt zu Minderjährigen aufzunehmen, könnte der Auftraggeber mit entsprechender Begründung vom Auftragnehmer die Vorlage von erweiterten Führungszeugnissen der Mitarbeiter fordern (vgl. § 30a Abs. 1 BZRG).
Über welche Gesundheitsnachweise muss das Personal des Anbieters verfügen?: Im Sinne des § 20 Abs. 9 in Verbindung mit § 33 des Gesetzes zur Verhütung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten beim Menschen ist ein Impf- oder Immunitätsnachweis gegen Masern durch das Personal des Anbieters vorzuweisen. Ein Impf- und/oder Genesenen-Nachweis gegen COVID-19 ist nur dann notwendig, wenn dies per Landesverordnung gefordert ist. Aktuell (Stand Dezember 2022) können dies die einzelnen Bundesländer selbst festlegen.
Wie gut eignen sich Referenzen als Eignungsnachweis?: Referenzen sind eine sehr empfehlenswerte Möglichkeit des Eignungsnachweises. Es gilt jedoch zu beachten, dass eine Referenz keine Auskunft darüber gibt, in welcher Qualität das Unternehmen die Leistung im Rahmen der Referenzleistung erbracht hat. Die Referenzleistung besagt nur, dass der Bieter die in der Referenz beschriebene Leistung erbracht hat. Auch darf die Vergleichbarkeit der Referenzen nicht zu eng interpretiert werden. Vergleichbar ist eine Referenzleistung mit der ausgeschriebenen Leistung, wenn sie dieser so weit ähnelt, dass sie einen tragfähigen Rückschluss auf die Leistungsfähigkeit des Bieters für die
ausgeschriebene Leistung eröffnet. So wäre der Betrieb eines Imbisswagens keine vergleichbare Leistung, der Betrieb einer Betriebskantine könnte jedoch als vergleichbare Referenzleistung angenommen werden.
In den veröffentlichten Unterlagen der Vergabe ist ein Fehler enthalten. Was muss ich als Schulträger nun machen?: Enthalten die Vergabeunterlagen Fehler oder Unklarheiten, so muss der Schulträger dies jederzeit korrigieren. Dies gilt für alle Vergabeunterlagen gleichermaßen, also beispielsweise für die Leistungsbeschreibung oder die Zuschlagskriterien. Es spielt dabei keine Rolle, ob dem Auftraggeber die Fehler oder Unklarheiten selbst aufgefallen sind oder der Schulträger durch Bieterfragen oder Rügen darauf aufmerksam gemacht wurde. Erfolgt die Korrektur weniger als sechs Tage vor Ende der Angebotsfrist, muss die Angebotsfrist verlängert werden (vgl. § 20 Abs. 3 VgV). Ist die Änderung wesentlicher Natur, zum Beispiel eine Veränderung der Vertragslaufzeit von der
Vertragslaufzeit von zwei auf fünf Jahre, so muss mindestens die Angebotsfrist deutlich verlängert werden (vgl. § 20 Abs. 3 VgV). Es ist im Falle einer wesentlichen Änderung zu empfehlen, die Vergabe aufzuheben und ein neues Vergabeverfahren einzuleiten, um auch wirklich die relevanten Marktteilnehme zu erreichen.
Wohin muss man sich wenden, wenn Fehler in der Vergabe vermutet werden oder wertungsrelevante Kriterien unklar formuliert sind?: In Thüringen ist dafür die Thüringer Vergabekammer verantwortlich. Sie ist angesiedelt im Thüringer Landesverwaltungsamt und stellt die erste Nachprüfungsinstanz sowohl in Beschaffungsverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte als auch nach den Bestimmungen des Thüringer Vergabegesetzes bei Beanstandung nationaler Beschaffungsverfahren dar (vgl. § 2 Thür VkVO, § 19 Abs. 3 Thür VgG). Es ist eine Belehrung der Bieter geboten. Weiterhin kann die Vergabe bei der Vergabestelle gerügt und bei der zuständigen Kommunalaufsicht angezeigt werden. Diese sind verpflichtet, die angezeigten Mängel zu überprüfen.
Darüber hinaus verbleibt stets der Weg über die Verwaltungsgerichte. In Thüringen ist die höchste Instanz das Thüringer Oberverwaltungsgericht.
Bei einem eingereichten Angebot fehlen Unterlagen. Kann ich diese noch nachträglich fordern?: Von den Bietern dürfen nicht alle Arten von Informationen nachgefordert werden. Soweit der Schulträger Unterlagen und Informationen nachfordern darf, handelt es sich um Kann-Bestimmungen. Es steht im Ermessen des Auftraggebers, die Unterlagen nachzufordern. Bei der Ausübung des Ermessens ist zu berücksichtigen, wie viele Angebote sonst vorliegen und unter welchem Zeitdruck das Verfahren betrieben wird. Generell ist zu beachten, dass alle Bieter gleich zu behandeln sind, dies bedeutet, es darf nicht nur von einem speziellen Bieter nachgefordert werden. Für die Nachreichung von Unterlagen sollte eine Frist von maximal vier Werktagen gesetzt
und nochmals an die drohende Rechtsfolge des Ausschlusses erinnert werden. Der öffentliche Auftraggeber ist übrigens berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird (vgl. § 56 Abs. 2 VgV, § 41 Abs. 2 UVgO). Dann gilt aber auch das Prinzip der Selbstbindung der Verwaltung und jedes Nachfordern von Unterlagen und Informationen ist ausgeschlossen.
Welche Unterlagen dürfen nachgefordert werden?: Nachgefordert oder nachgereicht werden können grundsätzlich alle unternehmensbezogenen Informationen und Unterlagen (vgl. § 56 Abs. 2 VgV, § 41 Abs. 2 UVgO). Unternehmensbezogen sind alle Unterlagen, die die Eignung des Unternehmens betreffen. Daher kann beispielsweise die vergessene Angabe des Wertes eines Referenzauftrages oder eines Ansprechpartners beim Referenzgeber nachgefragt werden. Es ist jedoch nicht zulässig, inhaltlich oder quantitativ unzureichende Eignungsnachweise nachzubessern (VK Thüringen, 20.9.2017 – 205-4004-6659/2017-E-034-WE). Daher darf keine dritte Referenz nachgefordert werden, wenn zwar mindestens drei
Referenzen gefordert waren, der Bieter jedoch nur zwei Referenzen eingereicht hat. Leistungsbezogene Unterlagen oder Informationen betreffen das Angebot, also insbesondere Preise und ergänzende Verpflichtungen. Hinsichtlich der leistungsbezogenen Unterlagen oder Informationen ist eine Nachforderung abhängig von der Wertungsrelevanz. Fehlen wertungsrelevante leistungsbezogene Informationen, insbesondere Preisangaben, dürfen diese nicht nachgefordert werden (vgl. § 56 Abs. 3 VgV, § 41 Abs. 3 UVgO). Andernfalls könnte der Anschein entstehen, dass keine objektive Entscheidung getroffen wird. Sind die leistungsbezogenen Unterlagen nicht wertungsrelevant, weil für die Unterlagen nur Erfüllung oder Nicht-Erfüllung gilt, beispielsweise bei der Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohnes, darf nachgefordert werden (vgl. § 56 Abs. 3 VgV, § 41 Abs. 2 UVgO).
Kann ein Anbieter sein Angebot zurückziehen, wenn er aufgefordert wird Unterlagen nachzureichen?: Ein Catering-Unternehmen ist bis zum Ablauf der Bindefrist an sein Angebot gebunden (§§ 145, 148 BGB). Allerdings könnte sich aus der Art einer geforderten Nachreichung etwas Anderes ergeben. Der Anbieter bleibt an sein Angebot gebunden, sofern die Nachforderung darin besteht, dass beispielsweise Eignungsnachweise erbracht werden. Besteht die Nachforderung jedoch darin, dass sich durch sie das Angebot verändert, so ist der Bieter nicht mehr an sein Angebot gebunden (§ 150 BGB).
Was passiert, wenn kein Angebot zugelassen werden kann oder abgegeben wurde?: Üblicherweise endet ein Vergabeverfahren mit der Erteilung eines Zuschlages auf das wirtschaftlichste Angebot. Es kommt ein zivilrechtlicher Vertrag zustande und mit diesem Vertragsschluss endet der Beschaffungsprozess. Es kommt jedoch vor, dass aus verschiedenen Gründen kein Zuschlag erteilt werden kann oder darf. Die vergebende Stelle muss keinen Zuschlag erteilen, es existiert keine Verpflichtung zur Zuschlagserteilung. So kann beispielsweise der Bedarf der Leistung wegfallen oder technische Probleme im Verlauf des Beschaffungsverfahrens dafür sorgen, dass kein Zuschlag erteilt wird. In diesen Fällen ist die Aufhebung des Verfahrens
allen Bietern mitzuteilen. Gleiches gilt, wenn geplant ist, erneut auszuschreiben.
Wie kann eine veröffentlichte Vergabe durch den Schulträger aufgehoben werden?: Für die Aufhebung eines Beschaffungsverfahrens müssen bestimmte Aufhebungsgründe vorliegen (vgl. § 63 VgV). Diese Gründe schützen die Bieter vor willkürlichen Aufhebungen. Eine Angebotserstellung geht mitunter mit einem nicht unerheblichen Aufwand einher. Ein Aufhebungsgrund ist gegeben, wenn keine Angebote eingegangen sind, die eingegangen Angebote ausgeschlossen werden mussten oder den Bedingungen der Leistungsbeschreibung nicht entsprochen haben. Auch eine wesentliche Änderung der Grundlagen der Vergabe können als Aufhebungsgrund angesehen werden. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Art und Umfang der
Leistung wesentlich verändert werden. Auch wenn kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt wurde oder andere schwerwiegende Gründe bestehen, können diese als Aufhebungsgründe angenommen werden. Liegt keiner der aufgeführten Gründe vor, können die Bieter Schadenersatzansprüche geltend machen.
Was sind Ausschlussgründe?: Neben den Eignungskriterien gibt es noch die vergaberechtlichen Ausschlussgründe gemäß § 31 Abs. 1 UVgO und §§ 123, 124 GWB. Beispiele für diese Ausschlussgründe können Steuerhinterziehung, Verstoß gegen Umwelt- oder Arbeitsrecht sowie Insolvenz sein. Diese werden in der Beschaffungspraxis durch Standardformulare abgefragt, die in der Regel bei den Schulträgern vorliegen sollten. Die Angaben zu den Ausschlussgründen müssen überprüft werden. Abfragen hierzu werden per Anfrage an das Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz einreicht. Seit 2021 muss diese Abfrage an das
Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt gerichtet werden. Aufgrund des geringen Datenbestandes des neuen Wettbewerbsregisters sollten die Abfragen für einen Übergangszeitraum parallel an beide Register gerichtet werden.
Was sind Zuschlagskriterien?: Im Vergabeverfahren gilt das Transparenzprinzip (vgl. § 2 Abs. 1 UVgO, § 97 Abs. 1 GWB). Alle Eignungskriterien und dazu geforderte Nachweise müssen bereits in der Bekanntmachung genannt werden (vgl. § 122 Abs. 4 GWB, § 44 Abs. 1 VgV, § 33 Abs. 1 UVgO). Alle Zuschlagskriterien und deren Gewichtung müssen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen aufgeführt sein (vgl. § 127 Abs. 5 GWB), § 58 Abs. 3 VgV, § 43 Abs. 6 UVgO, § 8 Abs. 2 ThürVgG). Bewertungsmaßstäbe in einer Bewertungsmatrix oder in detaillierten Evaluationsbögen mit umfangreichen Erläuterungen niedergelegt werden müssen, die den Bietern mit den
Vergabeunterlagen zur Kenntnis zu geben sind.
Was ist eine Rüge und welche Fristen gibt es?: Rügefristen sollen dazu dienen, für das weitere Verfahren Rechtssicherheit zu schaffen. Bemerkt ein Unternehmen einen Fehler in der Bekanntmachung, in den Vergabeunterlagen oder sonst im Verfahren, muss es diesen Fehler zeitnah rügen, also den Auftraggeber darauf aufmerksam machen. Wird ein Fehler durch den Bieter nicht zeitnah gerügt, kann er das Vergabeverfahren nicht mehr wegen dieses Fehlers angreifen. Ein etwaiger Nachprüfungsantrag wäre wegen Präklusion unzulässig. Dabei gelten insbesondere nachfolgende Rügefristen. Fehler, die bereits in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind,
müssen bis zum Ende der Bewerbungsfrist gerügt werden (vgl. § 160 Abs. 3 GWB). Fehler während des Vergabeverfahrens müssen innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt werden (vgl. § 160 Abs. 3 GWB). Präklusion bedeutet den Verlust eines Rechts, wenn eine Rechtshandlung nicht innerhalb einer bestimmten gesetzlichen, richterlichen oder verwaltungsbehördlichen Frist vorgenommen wird.
Wie und wann muss ein Anbieter informiert werden, dass sein Angebot formal nicht zugelassen wird?: Ist ein Angebot formal nicht zulässig, dann erfüllt der Bieter die Eignungskriterien nicht oder es liegt ein anderer Ausschlussgrund vor. In diesen Fällen müssen alle Punkte dokumentiert werden, die im Rahmen der formalen Prüfung und der Eignungsprüfung nicht erfüllt werden. Grundsätzlich sollte der entsprechende Bieter unverzüglich nach Abschluss der Prüfung seines Angebotes umfassend über die Ausschlussgründe informiert werden (vgl. § 134 Abs. 1 GWB, § 19 Abs. 1 ThürVgG). Die unverzügliche Information des Unternehmens hat den Vorteil, dass sich dieses nunmehr auch zeitnah gegen den Ausschluss wehren muss, um sich nicht der Gefahr auszusetzen, dass ein
etwaiger Nachprüfungsantrag an die Vergabekammer als unzulässig gilt (vgl. § 160 Abs. 3 GWB). Die unverzügliche Information ausgeschlossener Unternehmen schafft folglich für das weitere Verfahren Rechtssicherheit. Eine erste Orientierung, wie ein solches Absageschreiben auszusehen hat, bieten die Formulare 332, 334 sowie 336 des VHB.
Welche Informationen müssen mit einer Absage gesendet werden?: Alle nicht berücksichtigten Anbieter müssen unmittelbar und spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrages über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung ihres Angebotes, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters informiert werden, sofern dies beantragt wurde (vgl. § 46 Abs. 1 UVgO, § 62 Abs. 2 VgV)
Muss der zukünftige Anbieter öffentlich bekannt gemacht werden?: In der Regel muss ein Schulträger die nicht berücksichtigten Bieter vor dem Zuschlag über den zukünftigen Anbieter und die Gründe für dessen Auswahl sowie den frühestmöglichen Zeitpunkt der Zuschlagserteilung informieren (vgl. § 19 Abs. 1 ThürVgV, § 134 Abs. 1 GWB). Der Zuschlag darf erst nach Ablauf einer Wartefrist erteilt werden. Diese Wartefrist beträgt unterhalb der Schwellenwerte sieben Kalendertage (vgl. § 19 Abs. 1 ThürVgV), oberhalb der Schwellenwerte zehn Kalendertage, wenn die entsprechende Information elektronisch an die nicht berücksichtigten Bieter versendet wurde (vgl. § 134 Abs. 2 GWB), bei postalischem Versand 15 Kalendertage
(vgl. § 134 Abs. 2 GWB). Darüber hinaus muss der beauftragte Caterer nach dem Zuschlag unterhalb der Schwellenwerte für die Dauer von drei Monaten öffentlich bekannt gemacht werden, wenn die Beauftragung im Wege einer beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb oder einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb erfolgte (vgl. § 30 Abs. 1 UVgO). Dies bedeutet aber, dass unterhalb der Schwellenwerte keine separate öffentliche Bekanntmachung nach Zuschlagserteilung erforderlich ist, wenn die Auftragsvergabe öffentlich ausgeschrieben wurde oder ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt wurde. Oberhalb der Schwellenwerte muss in jedem Fall der beauftragte Caterer spätestens 30 Tage nach der Zuschlagserteilung öffentlich bekannt gemacht werden (vgl. § 39 Abs. 1 VgV). In der Regel ist diese über die beim Schulträger im Einsatz befindliche E-Vergabe-Lösung elektronisch auszufüllen.