Zeitschiene für die Vergabe der Mittagsverpflegung an Schulen

Die Verträge laufen aus, eine Schule wurde neu gebaut, ein Anbieter hat gekündigt, die Qualität der Verpflegung entspricht nicht den vertraglichen Vereinbarungen, es gibt viele Gründe, die den Anlass geben, eine ordentliche Vergabe vorzubereiten.

Wird die Entscheidung für eine Ausschreibung der schulischen Mittagsverpflegung getroffen, so beginnt damit der Prozess der Vorbereitung, der transparenten Kommunikation, klarer Definitionen und Vorgaben sowie der Bewertung und dem abschließenden Zuschlag.

Das Kernstück der Vergabeunterlagen und des gesamten Beschaffungsprozesses ist die Rahmen‑Leistungsbeschreibung. In dieser werden alle qualitativen Inhalte vorgegeben. Darüber hinaus können Aspekte der Nachhaltigkeit, wie ein Anteil von Lebensmitteln aus ökologischer Erzeugung oder die Verwendung von Fair-Trade geregelt werden.

Der Dialog mit der Vernetzungsstelle Schulverpflegung ermöglicht den transparenten Austausch über die Inhalte der Rahmen-Leistungsbeschreibung. Während des Austausches werden Fragen beantwortet sowie der grundlegende Prozess zeitlich skizziert und untereinander abgestimmt.

Für diesen Dialog sollten mindestens acht Stunden eingeplant und im Vorfeld die Leistungsbeschreibung gelesen werden.

• Rahmen-Leistungsbeschreibung gelesen?
• Termin mit der Vernetzungsstelle Schulverpflegung vereinbart?
• Fragen notiert?

In dieser Veranstaltung werden alle Schulen über den Prozess der Vergabe informiert. Es werden die Hintergründe der Vergabe, der Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen sowie individuelle Themengebiete der Schulen dargestellt. Ein wichtiger Punkt ist die Aufklärung der Schulen über Ihre Mitwirkung bei der Vergabe der Leistung der Versorgung der Schüler mit einem Mittagessen.

• Termin für die Veranstaltung festgelegt?
• Inhalte der Veranstaltung mit der Vernetzungsstelle Schulverpflegung abgestimmt?

Die Markterkundung ist ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung der Vergabeunterlagen. Im Rahmen dieses Schrittes wird ermittelt, welche Anbieter potentiell für den Zuschlag in Frage kommen, welcher Speiseplan-Score als Mindestwert definiert wird und welche Qualitäten aktuell realisiert werden.

Um einen entsprechenden Überblick zu der aktuellen Marktlage zu erhalten, sollte jede Schule des Trägers einen Speiseplan an den Schukträger senden. Dieser sollte mindestens vier aufeinanderfolgende Wochen, ohne Ferien oder Feiertage, und das komplette Angebot mit allen Menülinien darstellen.

In diesem Schritt werden die Schulen ein weiteres Mal über die Vergabe informiert und um deren Unterstützung gebeten. Damit wird die Vergabe für die Schulen transparent und mögliche Fragen können mit ausreichend Zeit beantwortet werden.

Die übersendeten Speisepläne werden dann mit dem Speiseplancheck der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Thüringen analysiert, um zum einen
zu definieren, welcher Mindestscore-Wert in der Vergabe gefordert wird und um zum anderen zu erkennen, dass der Markt diese Anforderungen erfüllen kann.
Darüber hinaus kann im Rahmen der Markterkundung auch ermittelt werden, welcher Anteil von Lebensmitteln aus ökologischer Erzeugung mindestens gefordert werden kann oder wie die Verwendung von saisonalen Lebensmitteln etabliert ist.

Zusätzlich sollte im Rahmen der Markterkundung ermittelt werden, welche Preise die Anbieter für eine Portion erheben. Diese und alle anderen Punkte dienen dazu, den Markt entsprechend der zu vergebenden Leistung einschätzen zu können. Vor allem der Preis und der Speiseplanscore sind als Ausschluss-, Bewertungs- und Zuschlagskriterien von hohem Interesse und sollten zwingend ermittelt werden.

• Speisepläne und Portionspreise bei den Schulen abgefragt?
• Speiseplanscore ermittelt?
• Preisübersicht erstellt?
• Bio-Anteil ermittelt? [optional]
• Anteil saisonaler Lebensmittel? [optional]

Die Festlegung des Speiseplanscore-Wertes für die Vergabeunterlagen ist ein wichtiger Bestandteil. Für eine marktgerechte Entscheidung sollten die Ergebnisse der Markterkundung sowie die Datenbank zu Speiseplananalysen der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Thüringen genutzt werden.

Aus der Datenbank der Vernetzungsstelle können die durchschnittlichen Speiseplanscore-Werte für ganz Thüringen und für die einzelnen Schulbezirke Nord, Ost, Süd, West und Mitte ermittelt werden. Ein Auszug aus dieser Datenbank kann bei der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Thüringen jederzeit angefragt werden.

Neben der Festlegung des Mindestscore-Wertes empfiehlt es sich, festzulegen, mit welcher Gewichtung der Preis und der Speiseplanscore in die Bewertung der Angebote eingehen werden. Der Preis sollte hierbei mindestens mit 30% und der Score-Wert mind. mit 25% in die Gesamtbewertung eingehen.

• Entscheidung Mindestscore-Wert getroffen?
• Entscheidung Gewichtung Preis und Score getroffen?

Es sind nun alle notwendigen Inhalte vorhanden, um die Schulen direkt an dem Prozess zu beteiligen. Im Rahmen einer Informationsveranstaltung mit Vertretern der auszuschreibenden Schulen, des Schulträgers und der Vernetzungsstelle Schulverpflegung sollten die Inhalte der Vergabe besprochen werden, die die Schule selbst entscheiden kann und soll.

Neben den Bewertungskriterien Preis und Score, können noch weitere Kriterien individuell durch die Schule festgelegt werden. Zu diesen zählen Lebensmittel aus ökologischer Herkunft, saisonale Lebensmittel, Warmhaltezeit, Bestell- und Abrechnungssystem, Personalkonzept und Qualitätssicherungskonzept.

Im Rahmen der Veranstaltung sollten den Schulen die Hintergründe des Vergabeprozesses erklärt werden und transparent aufgezeigt werden, wie die Schulen an dem Prozess beteiligt werden. Hierfür ist auch wichtig, zentrale Inhalte des Qualitätsstandards verständlich zu erklären. Die Schulen werden, nachgängig zu dieser Veranstaltung, individuelle Entscheidungen treffen, die dem Schulträger übermittelt werden müssen.

Es kann von Vorteil sein, eine gekürzte Lesefassung der Rahmenleistungsbeschreibung zu erstellen, um den Schulen die Inhalte der Leistungsbeschreibung transparent zu machen. Es ist jedoch davon abzuraten, die vollständige Rahmen-Leistungsbeschreibung an die Schulen zu senden, da diese ausführliche juristische Inhalte enthält, die für die Schule nicht relevant sind, da die Schule selbst nicht der Vertragspartner ist.

Diese individuellen Bedarfe werden von den Schulen in Losen zusammengefasst und an den Schulträger übersendet. Welche Angaben und Dokumente durch die Schule einzubringen sind, können der Losvorlage entnommen werden.

• Termin für die Veranstaltung mit Vernetzungsstelle und Schulen vereinbart?
• Losvorlage vorhanden?
• Gekürzte Lesefassung der Leistungsbeschreibung vorhanden?

Durch die Übersendung der individuellen Lose der Schulen an den Schulträger werden die Vergabeunterlagen vervollständigt. Die eingereichten Lose der Schulen sollten nochmal kontrolliert werden, um mögliche Fehler zu vermeiden und formale Vorgaben einzuhalten.

Neben den Zuarbeiten der Schulen sollten die Grundrisse der Mensen, Speiseräumen und Ausgabeküchen organisiert werden. Diese dienen den Anbietern dazu, besser planen zu können.

• Lose erhalten und kontrolliert?
• Bewertungskriterien vorhanden?
• Grundrisse vorhanden?

Es sind alle Informationen zusammengetragen, die für die Finalisierung der Rahmen- Leistungsbeschreibung notwendig sind. Es ist zu empfehlen, diese Leistungsbeschreibung vorab intern an die eigene Vergabestelle zur Prüfung zu geben, inklusive der Einzellose.

• Rahmen-Leistungsbeschreibung finalisiert?
• Prüfung durch eigene Vergabestelle erfolgt?

Während der Überprüfung der Einzellose und der Rahmen-Leistungsbeschreibung werden alle weiteren Anlagen und Dokumente der Vergabeunterlagen zusammengetragen.

Die vollständige Dokumentenliste umfasst wenigstens die nachfolgende Auflistung:

1. Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes

2. Bewerbungsbedingungen

2.1. Verzeichnis vorzulegender Unterlagen [optional]

3. Zuschlags- und Bewertungskriterien

4. Leistungsbeschreibung/Vertrag

4.1. Beispielhafte Speiseplangestaltung

4.2. Qualitätsstandard für die Verpflegung in Schulen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung e. V.

4.3. Saisonkalender des Bundeszentrums für Ernährung

4.4. Fischauswahl [optional]

4.5. Allergenkennzeichnung Schulverpflegung [optional]

5. Losübersicht inklusive Ausstattungsübersicht

6. Erklärung Anbieter

6.1. Nachunternehmer ILO-Kernarbeitsnormen

6.2. Tariftreue, Mindestentgelt und Entgeltgleichheit

6.3. Verpflichtung Beachtung ILO-Kernarbeitsnormen

6.4. Preisblatt

6.5. Warmhaltezeiten [optional]

6.6. Kontaktdaten

Welche der optionalen Dokumente verwendet werden, bleibt die Entscheidung des Schulträgers, doch ist beispielweise die Anlage Warmhaltezeiten dann notwendig, wenn die Warmhaltezeit ein Bewertungskriterium darstellt. -

• Entscheidung Vergabedokumente getroffen?
• Vergabeunterlagen zusammengestellt?

Die Summe der Vergabeunterlagen stellt eine sehr komplexe und umfangreiche Dokumentensammlung dar. Alle Dokumente sollten in sich schlüssig sein und sich nicht widersprechen. Verweise auf Anlagen müssen korrekt aufgeführt werden und die grundsätzlichen Formalien müssen stimmen.

Sind die Vergabeunterlagen vollständig, wird die Bekanntmachung der Vergabe vorbereitet. Eine Veröffentlichung im Amtsblatt ist notwendig. Hierfür ist der Redaktionsschluss des entsprechenden Amtsblattes zu beachten. Es muss eine E-Vergabe-Plattform verwendet werden, welche hierfür genutzt wird, bleibt dem Schulträger überlassen. In den meisten Fällen gibt es schon eine E-Vergabe-Plattform, die von der Verwaltung genutzt wird. Eine Veröffentlichung auf der eigenen Homepage ist sehr zu empfehlen. Eine Presse-Information an die lokalen Pressemedien kann auch hilfreich sein, um mehr Anbieter auf die Vergabe aufmerksam zu machen.

• Vergabeunterlagen sind vollständig und fehlerfrei?
• Vergabeunterlagen durch eigene Vergabestelle freigegeben?
• Veröffentlichung Amtsblatt, E-Vergabe-Plattform und Homepage vorbereitet?
• Presse-Information? [optional]

Die Veröffentlichung im Amtsblatt und auf der E-Vergabeplattform sind der Start der Vergabe für die Anbieter. Von nun an können die Anbieter die Vergabeunterlagen einsehen und entsprechende Angebote abgeben.

Während der Zeit der Veröffentlichung können Anbieter Fragen stellen. Diese müssen innerhalb von zwei Tagen bearbeitet und veröffentlicht werden. Die Antwort auf eine Bieterfrage steht grundsätzlich jedem potentiellen Bieter zur Verfügung, um die Gebote der Transparenz, Gleichheit und Nicht-Diskriminierung zu wahren. Zur Beantwortung der Bieterfragen kann die Vernetzungsstelle Schulverpflegung angefragt werden.

• Vergabe wurde veröffentlicht?
• Anbieterfragen werden umgehend beantwortet?

Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Submission der eingegangen Angebote. Im ersten Schritt werden alle abgegebenen Angebote auf formale Fehler überprüft. Sind alle notwendigen Anlagen vorhanden? Hat der Anbieter alle Unterschriften erbracht? Ist das Angebot lesbar? Diese und weitere Fragen werden meist durch die interne Vergabestelle beantwortet.

Danach erfolgt die losweise Einzelprüfung der Inhalte jedes Angebotes. Es muss für jedes Angebot ein Speiseplancheck durchgeführt und alle weiteren Bewertungskriterien des entsprechenden Loses betrachtet werden. Die Ergebnisse müssen für jedes Angebot dokumentiert werden und belegbar sein.

Erfüllt ein Angebot ein Ausschlusskriterium nicht, muss es umgehend ausgeschlossen werden. Eine weitere Prüfung des Angebotes ist dann nicht mehr notwendig. Über den Ausschluss des Angebotes muss der Bieter umgehend informiert werden.

Wird ein Angebot zugelassen, werden die einzelne Bewertungskriterien entsprechend überprüft und dokumentiert. Eine übersichtliche und vergleichende Darstellung der einzelnen Angebote je Los ist sehr zu empfehlen. Dafür kann die Vorlage der Vernetzungsstelle Schulverpflegung Thüringen genutzt werden.

• Angebote eröffnet?
• Formalienprüfung inklusive Ausschluss wegen Formalien erledigt?
• Inhaltliche Prüfung inklusive Ausschluss wegen zu schlechtem Angebot erledigt?
• Vergleichende Ergebnisbetrachtung erstellt?

In einem gemeinsamen Termin mit der Vernetzungsstelle Schulverpflegung sollten die Ergebnisse der Bewertungen der Bieter je Los nochmal abschließend besprochen werden. Hierbei werden vor allem inhaltliche Aspekte nochmal überprüft und das Ergebnis je Los identifiziert.

Für jedes Los wird somit, entsprechend den veröffentlichten Bewertungs- und Zuschlagskriterien, das wirtschaftlich beste Angebot identifiziert, welches den Zuschlag erhält.

• Es sind alle Ergebnisse besprochen und überprüft?
• Das wirtschaftlich beste Angebot wurde ermittelt?

Nach der abschließenden Bewertung der Angebote und der Zuschlagsentscheidung für ein Angebot müssen die Bieter über das Angebot informiert werden. Zum einen muss dem Bestbieter das Zuschlagsschreiben übermittelt werden, zum anderen müssen die Bieter, die den Zuschlag für das Los nicht erhalten haben ebenso informiert werden. Diese müssen stichpunktartig darüber informiert werden, warum sie den Zuschlag nicht erhalten und welcher Anbieter den Zuschlag erhalten hat. Diese umgehende Information ist wichtig, da mit dieser auch die Rügefrist beginnt.

• Die Bieter wurden entsprechend umgehend informiert?
• Zuschlag-, Absage- und Ausschlussschreiben wurden versendet?

Von nun an kann die Vergabe nicht mehr geändert, angezweifelt oder anderweitig juristisch belangt werden.

Das Zuschlagsschreiben ist gültig und alle Bieter hatten die Möglichkeit, die Vergabe, das Verfahren, die Bewertung oder weitere Punkte zu kritisieren.

Das wirtschaftlich beste Angebot je Los wird nach Ablauf der Rügefrist an die entsprechenden Schulen weitergeleitet. Es ist auch möglich, die Ergebnisse der Angebotsbewertung an die Schulen zu senden.

Die Schule jedoch hat keinen weiteren Einfluss auf die Zuschlagsvergabe. Die Mitwirkung der Schule wurde im Rahmen der Lose und der Entscheidung der Bewertungskriterien ermöglicht. Nach diesen Vorgaben wurden die abgegebenen Angebote bewertet und der so ermittelte Bestbieter hat den Zuschlag erhalten.

Nach der Information der Schule kann der Vertrag mit dem Bestbieter geschlossen werden.

Der erste Liefertag und die darauffolgenden Wochen sind, zumindest nach einem Anbieterwechsel, immer spannend und anders. Dass es gerade zu Beginn noch an der ein oder anderen Stelle etwas ruckeln kann, sollte dem Anbieter eingeräumt werden. Jedoch unabhängig davon, ist der Vergabeprozess nun beendet und wurde zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht.

Jetzt beginnt der Prozess der Qualitätssicherung in der Schule, um zum einen die vereinbarte Qualität konstant zu erhalten und zum anderen wichtige Erkenntnisse für die nächste Ausschreibung zu gewinnen.